Nouvelles Les processus administratifs : grands oubliés de la numérisation

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Les processus administratifs : grands oubliés de la numérisation

Les processus administratifs : grands oubliés de la numérisation

juin 24, 2020

Mieux comprendre pour agir ensemble se veut une série d’articles rédigés par des experts des centres collégiaux de transfert de technologies et de pratiques sociales novatrices (les CCTT) afin de démystifier des enjeux d’actualité grâce à la science, et ce, afin de nous outiller collectivement pour adapter adéquatement nos réponses.


Dans des contextes économique, social et sanitaire aux changements rapides et inattendus, la numérisation des organisations contribue à assurer leur pérennité d’ici la pleine reprise des activités. En cette période de confinement et de distanciation sociale, les entreprises découvrent le potentiel qu’offrent les technologies et principes amenés par l’industrie 4.0 dans la facilitation de leur processus de gestion des activités administratives et des activités de production. La connexion des outils et des systèmes leur permet de continuer, à distance, les tâches qui auparavant nécessitaient d’être tenues sur les lieux de travail. Étant de plus en plus accessibles pour les PME du Québec, les technologies numériques constituent des outils de productivité, tant au niveau de la gestion de la production, de la production elle-même ainsi que des processus de gestion des activités administratives.

La numérisation de nos organisations devient donc un moyen essentiel pour augmenter notre efficacité et notre productivité. Au bout du compte, c’est ce qui importe : comment réduire nos activités à non-valeur ajoutée et demeurer concurrentiel ? À cet égard, les entreprises qui ont investi dans leur transformation numérique ont porté beaucoup d’efforts au niveau du plancher de production pour aller chercher des gains d’efficacité par l’automatisation, le suivi de la performance et la numérisation des instructions de travail, pour ne citer que ces exemples parmi tant d’initiatives de transformation numérique des opérations. L’intégration de technologies avancées de production s’est faite de façon intuitive et tout à fait logique. Nous désirons tous être performants dans la fabrication de notre produit. C’est d’ailleurs pour cette principale raison que les PME se sont lancées en affaires : vendre des produits et toujours améliorer l’efficacité de production pour dégager des marges intéressantes. L’observation des initiatives de transformation numérique dans les PME manufacturières québécoises montre que les projets sont souvent axés uniquement sur la production. Cette tendance illustre bien le paradigme voulant que l’augmentation de l’efficacité ne se situe qu’au niveau des opérations.

Qu’en est-il de nos processus administratifs ? Dans les faits, pour que les gestionnaires prennent les meilleures décisions, ceux-ci doivent avoir accès à une information juste, fiable et continuellement mise à jour. Transmettre la bonne information, au bon moment et à la bonne personne, s’avère donc indispensable. En prenant en compte l’ensemble des processus de l’entreprise, la fluidité des échanges d’informations et des données entre les différents départements de l’entreprise devient encore plus nécessaire. La situation constatée sur le terrain démontre des lacunes technologiques significatives au niveau des processus de gestion de cueillette et de traitement des informations importantes à la prise de décision. Les entreprises ont davantage de difficulté à entreprendre un projet numérique lié à ces processus parce qu’elles ont plus de difficulté à calculer le retour sur leur investissement.

Ceux qui n’ont pas de systèmes intégrés ou qui gèrent leurs activités à l’aide d’un assemblage d’outils numériques disparates sont désavantagés dans le contexte amené par la COVID-19. L’exemple du portail client permettant la prise de commande en ligne en est un des plus frappants. Cet outil de vente est actuellement essentiel à la survie des PME ne pouvant physiquement accueillir les clients sur place, tout comme les données infonuagiques pouvant être accédées à distance ou les outils de communication vidéo facilitant le télétravail. Les outils numériques qui alimentent l’ensemble des processus administratifs sont donc devenus rapidement des éléments de différenciation non négligeables.

Afin de brosser l’état des lieux de la numérisation des entreprises manufacturières, Productique Québec a effectué une étude basée sur un échantillon de 55 PME situées à travers la province. Des 20 technologies les plus recommandées dans les plans numériques issus des audits de l’industrie 4.0, près de 70 % des technologies répondent à des besoins administratifs tandis qu’environ 30 % des technologies recommandées comblent des besoins de production.

Selon ces résultats, on peut conclure que les entreprises ayant amorcé leur transformation numérique ont priorisé l’intégration des technologies au niveau de la production et il surgit maintenant le besoin de plus d’encadrement technologique pour les processus administratifs.

La numérisation des processus administratifs et l’intégration numérique de ces processus à ceux de production demandent un effort de formalisation des pratiques de l’entreprise ainsi qu’une définition plus pointue des rôles et des responsabilités des différents acteurs interagissant avec les données de l’entreprise. À cet égard, nous constatons qu’un bon nombre d’entreprises stagnent à cette étape. La formalisation des pratiques est nécessaire et constitue la base de référence pour l’intégration de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies. Ne pas y mettre l’effort requis pourrait avoir de graves conséquences sur les opérations de l’ensemble de l’entreprise. Par exemple, un mauvais choix de système intégré de gestion ou une mauvaise intégration de système pénalise l’entreprise et peut engendrer un retour en arrière important pour l’organisation ; ce qui n’est pas souhaitable.

La clarification des tâches à effectuer dans chacun des systèmes et la normalisation des échanges d’informations entre les systèmes mettront en lumière les opportunités d’amélioration qui auront un impact sur l’ensemble des opérations de l’entreprise. La mise en place de bons indicateurs suivis en temps réel de performance basés sur des données de qualité et menant à l’action font partie des points clés de ce changement. Cet état de maîtrise et de contrôle constitue le premier jalon menant à l’intégration de l’intelligence artificielle manufacturière. L’organisation se trouvera alors en mode d’amélioration continue dans la cueillette et dans l’analyse des informations. En intégrant ces technologies de l’information comme des outils d’analyse et d’aide à la prise de décision plutôt que simplement comme outil de contrôle des dépenses, l’entreprise se donne les moyens de développer sa propre intelligence d’affaires. Ce changement de mentalité est important, car il mène à l’utilisation des technologies permettant une maîtrise et un contrôle efficace de l’ensemble des opérations de l’entreprise.

Ainsi, en appui aux différentes technologies d’acquisition d’informations, l’intelligence artificielle manufacturière a pour objectif de valoriser les données des entreprises afin de gagner en autonomie. Entamer cette démarche, qui s’inscrit dans un processus d’amélioration continue, devient possible grâce à la formalisation des pratiques et à la normalisation des échanges d’informations. La démarche s’effectue en suivant une progression qui permettra petit à petit d’effectuer le suivi des opérations, d’analyser les données provenant d’un événement spécifique, de prédire les situations problématiques ou les opportunités d’amélioration et, ultimement, de proposer des actions concrètes pour optimiser le rendement de l’entreprise à chacun des niveaux.

Par exemple, une application d’intelligence artificielle pourrait gérer l’approvisionnement en matières premières vis-à-vis du niveau actuel de l’inventaire, mais aussi en considérant la saisonnalité des ventes, les délais de livraison et les prix sur le marché de façon à faire les commandes auprès des fournisseurs aux moments opportuns. Une autre application d’intelligence artificielle pourrait ordonnancer les tâches en considérant les forces de chaque employé ou optimiser la séquence de chargement du camion pour garantir une route de livraison idéale.

Tous ces exemples témoignent de l’impact, à terme, de l’intelligence artificielle manufacturière sur les processus administratifs et non pas seulement dans les procédés de fabrication. Néanmoins, cela ne devient possible qu’à l’aide de données de qualité qui devront être collectées, transmises, conservées et analysées adéquatement. En effet, des données de qualité récupérées en grande quantité et de façon continue sont essentielles pour entraîner les modèles numériques, ce que l’on nomme l’apprentissage machine. Plus les systèmes seront connectés entre eux et plus ils permettront l’échange d’informations sans interruption depuis le plancher de production jusqu’à la direction. Ainsi, la base de connaissances sur laquelle ces modèles reposent offrira une meilleure vue d’ensemble de la situation de l’entreprise. Ceci permettra une prise de décision optimale, et ce, même pour des situations complexes. Dans le but de développer des technologies numériques plus efficaces et plus facilement adoptables par les entreprises, plusieurs CCTT de l’escouade numérique Synchronex unissent leurs efforts de recherche et de transfert.

L’intelligence artificielle présentera son plein potentiel lorsque les algorithmes seront alimentés de données de qualité en quantité suffisante. Pour ce faire, la formalisation des pratiques est un passage obligé. Toutefois, l’état des lieux démontre que pour l’instant, les efforts de numérisation et de formalisation ont surtout été orientés sur les processus de production de l’entreprise. Le contexte actuel met en lumière certaines lacunes de numérisation des processus administratifs. L’efficacité de production se trouve alors bloquée par ces processus administratifs manuels et non connectés. Un effort supplémentaire devra donc être amorcé afin de numériser et de formaliser les pratiques de ces processus pour ainsi profiter pleinement des avantages d’une transformation numérique. Il peut sembler contre intuitif d’investir maintenant dans cet effort de numérisation, mais le temps pour le faire risque de manquer lorsque la reprise des activités s’accélérera. Il faudrait donc profiter de la baisse actuelle de régime pour se transformer, se former, s’organiser et s’équiper des bonnes technologies numériques. En plus de la baisse d’activités que la crise apporte, les gouvernements proposent plusieurs incitatifs intéressants liés à la formation, la transformation numérique et l’intégration des technologies pour stimuler la relance de l’économie.


À propos de Productique Québec

Productique Québec fait partie du regroupement des 59 centres collégiaux de transfert affiliés aux cégeps et collèges du Québec; des centres de recherche et d’innovation qui agissent dans tous les secteurs industriels ainsi que sur des enjeux sociaux allant de la santé à l’éducation en passant par l’agriculture, l’aérospatiale, le maritime, les technologies environnementales, le développement durable, les matériaux de pointe, l’intelligence artificielle, la productique, etc. Déployés à la grandeur du territoire Québec, ces centres travaillent annuellement avec 5 000 clients dans la réalisation de plus de 10 000 projets d’innovation technologique et sociale.

Pionnier quant à la diffusion du concept de l’Industrie 4.0 au Québec, Productique Québec aide les entreprises à améliorer leur productivité et à stimuler l’innovation en favorisant l’acquisition des technologies numériques. Les services de Productique Québec se déclinent en trois activités : l’aide technique, la recherche appliquée et la formation.

Pour en connaître davantage sur Productique Québec : https://productique.quebec/

Pour en connaître davantage sur Synchronex : https://www.synchronex.ca

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